7. 支払いコードの管理

Tips

本機能は学内利用者のみに提供されている機能です。

有料のサービスを利用する際に必要になるポイントの追加(購入)には、支払コードが必要です。

Warning

支払いコードは、グループ管理者(メイン)のみ必要になります。 グループ管理者(メイン)以外が申請した支払いコードは利用できません。 また、学生は自身が予算責任者となっている予算以外を支払コードとして管理することはできません。

7.1. 支払いコードの利用可能期間

予算区分に応じて決められた請求処理を終わらせなければいけない時期(会計の締め) があり、それまでに実際の請求処理(集計作業等)が終えられるように必要な時間を確保するための制限として新規請求事項発生可能期間があります。

法人運営費と奨学寄附金以外の場合、新規請求事項発生可能期間は次の3つをすべて満たす期間であり、新規請求事項発生可能期間内でのみ、その支払コードが利用可能です。

  • 研究期間内
  • 下記に定める期間
    • 請求処理可能最終日が設定されていて、請求処理可能最終日がその月の末日の場合、請求処理可能最終日の前月の末日以前。
    • 請求処理可能最終日が設定されていて、請求処理可能最終日がその月の末日以外の場合、請求処理可能最終日の前々月の末日以前。
    • 請求処理可能最終日が設定されておらず、研究期間終了日がその月の末日の場合、研究期間終了日の前月の末日以前。
    • 請求処理可能最終日が設定されておらず、研究期間終了日がその月の末日以外の場合、研究期間終了日の前々月の末日以前。
  • 毎年度12月31日以前

Warning

法人運営費と奨学寄附金において、1~3月にTSUBAMEポイントの購入を行った場合、翌年度の同予算からの支払いとなりますのでご注意ください。

7.2. 支払いコードの有効期限

全ての支払コードは年度末で無効となります。

3月の中旬以降に翌年度の支払コードの先行申請の受付が開始されます。 先行で申請した支払コードは学術国際情報センター担当者の承認、予算責任者が別の場合は予算責任者の追認が完了した時点で翌年度の開始日まで待機状態となり、翌年度開始日より利用可能(グループへの割り当て、割り当てたグループでのポイント購入等)が可能となります。

支払コードの先行申請が可能な期間になると、「新規支払コード申請画面」の利用年度の項目に翌年度のチェックボックスが表示されます。翌年度の支払コードを先行申請する場合は、翌年度のチェックボックスにチェックを入れて申請を行ってください。

7.3. 新規支払コードの申請

支払コード申請の流れは以下の通りです。

サイドメニューから「支払コード管理」リンクを選択すると、「支払コード管理」画面に遷移します。

「新規支払コード申請」ボタンを押すと、「新規支払コード申請」画面に遷移します。

入力が必要な項目は次の通りです

名称 説明
予算区分 新規支払いコード申請により申請される予算の区分をお選びください。 (参考: 学内予算の種類について 東工大内限定)
予算コード
予算名称
支払コード申請時の予算コードおよび予算名称は以下の手順で取得してください
・新物品等請求システムにログイン
・予算管理 を選択
・予算執行状況確認 を選択
・CSV作成 を選択
・出力されたCSVファイルの「予算コード」(32桁)および「予算名称」を転記
予算コードの桁数が多く、システム上の表示をコピー&ペーストする際に末尾が切れる可能性がありますので、上記方法での取得をお願いいたします。
コメント 支払いコードを管理する上で、必要なコメントを自由に入力してください。
研究期間 予算区分によって、研究期間の入力が必須となる場合があります。なお、研究期間開始日が当該年度以前の場合は、研究期間開始日の欄には当該年度の4月1日を入力してください。研究期間の開始日は、当該年度の初日(4/1)より前とすることは できません。
請求処理可能最終日 実際に請求処理を終了する必要がある日を指定できます。この情報は新規請求事項発生可能期間を決定する情報として扱われます。請求処理可能最終日が指定されていない場合、研究期間終了日が請求処理可能最終日として扱われます。
予算責任者 予算責任者のTSUBAMEのログイン名を入力してください。
その他連絡者 支払い責任者に連絡をさせていただきたいが、連絡が取れない際に、 学術国際情報センター担当者が問い合わせをする際に利用させていただきます。

物品等請求システムの表示内容を転記する部分は誤記が内容ご留意ください。正しい情報であると確認が取れなかった申請は却下されます。 必要な項目を入力のうえ「申請」ボタンを押して申請します。

申請後、学術国際情報センター担当者による申請内容の確認・承認/却下の判断が行われます。 学術国際情報センター担当者の承認の後、予算責任者と支払コード申請者が同一人物ではない場合、予算責任者に対し支払コードの追認依頼のメールが送信されます。 予算責任者による承認(追認)が完了すると、支払コードが利用できるようになります。 予算責任者と申請者が同一の場合は学術国際情報センター担当者による承認完了後に支払コードが利用できるようになります。

Tips

予算責任者の追認処理がなされないため、支払いコードの承認が停滞するケースが多発しています。支払いコードの承認に時間がかかっている場合は、最初に予算責任者にご確認ください。

7.4. 支払コードのグループへの設定

支払コードのグループへの設定は、「TSUBAMEグループ詳細」画面にて行います。 この画面は、左のメニューバーの「所属グループ管理」リンクを選択し、グループリスト画面の対象グループ「詳細表示」リンクを選択することで表示されます。

「TSUBAMEグループ詳細」で「支払コード設定」ボタンを押すと、「支払コード設定」画面に遷移します。 「支払コード設定」画面には、設定可能な支払コードの一覧が表示されます。

グループに設定する支払コードのチェックボックスをオンにして、「支払コード割当」ボタンを押すと、グループに支払コードが割り当てられます。

割り当てを解除したい場合は、割り当てを解除する支払コードを選択して「支払コードへ割当解除」ボタンを押します。

Tips

年度末時点でグループに割り当てられている支払コードは一旦解除されます。 年度切り替え時に先行申請した支払コードは翌年度4月1日以降よりグループへの割り当てが可能となります。